Trong nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng, tại khoản e, Điều 2 có quy định: “xây dựng, khai thác hệ thống thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc hội (ĐBQH), Hội đồng nhân dân (HĐND) cấp tỉnh”. Vậy nhiệm vụ này của Văn phòng được hiểu và thực hiện như thế nào?
Như đã biết, Quốc hội và HĐND có hai chức năng cơ bản là quyết định và giám sát. Cũng như các hoạt động khác, hoạt động của đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND là quá trình thu thập, xử lý thông tin, để từ đó đưa ra những nhận định, đánh giá và quyết định đúng đắn nhất. Văn phòng với nhiệm vụ được giao, phải thực hiện tốt công tác thu thập và xử lý thông tin, để có nguồn thông tin có giá trị cao nhất phục vụ đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND.
Thu thập, nghĩa là tìm kiếm, góp nhặt và tập hợp lại. Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định; là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được xác định trước.
Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định nhằm tạo lập ra những thông tin mới. Kết quả cuối cùng của việc xử lý thông tin phải là: thông tin có hữu ích, củng cố tính khoa học và tính khách quan của các thông tin được cung cấp; tạo lập những thông tin mới; góp phần hình thành chính kiến hoặc tạo cơ sở cho quá trình ra quyết định mới.
Mỗi kỳ họp Quốc hội, họp HĐND khối lượng thông tin phục vụ cho đại biểu Quốc hội và HĐND quyết định, thẩm tra, phát biểu là rất lớn. Để cung cấp được lượng thông tin có giá trị cần phải có những kỹ năng thu thập và xử lý nhất định. Thông thường việc thu thập thông tin cung cấp cho đại biểu cần làm tốt các bước sau đây:
- Xác định loại thông tin cần cung cấp cho đại biểu, bao gồm: (1) Thông tin pháp lý: bao gồm Hiến pháp và các bộ luật, luật và văn bản quy phạm pháp luật khác. Đây là loại thông tin không thể thiếu trong hoạt động của đại biểu, vì mọi hoạt động của đại biểu trước hết phải tuân thủ đúng pháp luật và phải căn cứ vào các quy định. (2) Thông tin thực tế: Đó là về tình hình kinh tế - xã hội; tình hình triển khai thực hiện chính sách, pháp luật của đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền giám sát, thẩm tra và quyết định của Quốc hội, HĐND, bao gồm như chương trình, kế hoạch tổ chức thực hiện chủ trương, chính sách, các báo cáo đánh giá các kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế, vướng mắc và kiến nghị đề xuất của các cơ quan chức năng. (3) Đó là thông tin về tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cử tri, cán bộ, công chức, viên chức đối với những chính sách thuộc phạm vi hoạt động của Quốc hội, HĐND. (4) Đó cũng thể là thông tin về chuyên ngành mà đại biểu được đào tạo, hoặc thông tin gần với ngành nghề, vị trí công tác của đại biểu, cũng có thể là những thông tin mà đại biểu chưa an hiểu.
- Căn cứ vào nội dung của từng hoạt động cụ thể của đại biểu mà Văn phòng nắm và cung cấp. Thông thường có các dạng thông tin phục vụ cho các hoạt động đại biểu như sau: (1) Thông tin để đại biểu phát biểu trong các hoạt động tại kỳ họp: thông tin để phát biểu về dự thảo nghị quyết; thông tin để chất vấn; thông tin phục vụ xem xét các báo cáo tại kỳ họp. (2) thông tin phục vụ hoạt động giám sát ngoài kỳ họp.
- Xác định nguồn thông tin để khai thác và phục vụ cũng hết sức quan trọng. Những nguồn thông tin, tài liệu quan trọng nhất hay còn gọi là thông tin chính thống từ các cơ quan, đơn vị, địa phương đã và đang thực hiện có liên quan nội dung mà đại biểu cần sử dụng. Ngoài ra, cũng có thể cung cấp cho đại biểu những thông tin trên không gian báo chí, thời sự, internet, thu thập được từ phản ánh của người dân thông qua hoạt động tiếp xúc cử tri, tiếp dân, từ những người thụ hưởng chính sách… Các nguồn thông tin trên đều có vai trò nhất định, tuy nhiên thông tin do các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền mà đại biểu yêu cầu Văn phòng liên hệ cung cấp là nguồn thông tin được đánh giá là có chất lượng cao nhất. Điều này liên quan đến Điều 35 Luật Tổ chức Quốc hội và Điều 99, Luật Tổ chức chính quyền địa phương về quyền của đại biểu Quốc hội, HĐND trong việc yêu cầu cung cấp thông tin: Khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đại biểu Quốc hội, HĐND có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm trả lời những vấn đề mà đại biểu Quốc hội, HĐND yêu cầu theo quy định của pháp luật”.
- Khi đã có thông tin, tiến hành kiểm chính tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin trên các khía cạnh sau: (1) Tính tin cậy của thông tin: có thể xác định thông tin qua việc trả lời các câu hỏi như nguồn thông tin có từ đâu? Do ai tạo ra? Các thông tin này có khách quan hay không? người tạo ra thông tin có lợi ích liên quan gì? Đây là thông tin trực tiếp hay gián tiếp. (2) Tính phù hợp của thông tin: câu hỏi đặt ra là thông tin có liên gì đến nhiệm vụ của đại biểu đang xem xét hay không, có phù hợp với nhu cầu, mục đích sử dụng không; và có phải là thông tin mới nhất hay không.
- Khi đã phân loại và kiểm chứng được thông tin thì cần tóm lược thông tin, nghĩa là giảm bớt dung lượng nhưng vẫn đảm bảo nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin. Sau đó tiến hành so sánh thông tin theo chuẩn được chọn để tham mưu phục vụ đại biểu.
Có nhiều phương pháp so sánh thông tin để xác định độ tin cậy và chính xác của thông tin như: so sánh thông tin thu được về tiến độ giải quyết công việc, kết quả đạt được với chương trình, kế hoạch đã định; so sánh thông tin về cách thức tổ chức thực hiện với ý kiến chỉ đạo của cấp trên; so sánh số liệu của báo cáo trước với báo cáo sau; báo cáo của ngành này hoặc ngành khác trong cùng một nội dung; so sánh thông tin với quy định pháp luật…Ví dụ, cùng một dự án nước sạch có cùng quy mô ở hai xã khác nhau do hai doanh nghiệp thực hiện, chọn một doanh nghiệp làm chuẩn để so sánh xem tổng giá trị công trình, vật liệu được sử dụng, chất lượng nước; tìm hiểu xem tại sao lại có sự khác nhau như vậy? cần phải sửa đổi vấn đề cho phù hợp với pháp luật đã ban hành…Sau khi nắm bắt chắc chắn và phân tích thông tin, Văn phòng sẽ cung cấp thông tin để đại biểu sử dụng trong thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Việc khai thác, xử lý thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động đại biểu Quốc hội, HĐND là một việc không mới, tuy nhiên để thực hiện và làm tốt công tác này đòi phải Văn phòng phải xây dựng được đội ngũ chuyên trách có trình độ và kinh nghiệm nhất định, nhất là có khả năng tổng hợp và phân tích; khả biên tập và xử lý văn bản…
Hoà Hợp