Thời gian qua, việc trao đổi văn bản điện tử được các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện nghiêm túc, số lượng, tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức đăng nhập vào các phần mềm chuyên ngành để xử lý công việc ngày càng tăng, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, tiết kiệm chi phí, thời gian. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra, các cơ quan, đơn vị vẫn chưa tận dụng các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ. Nhiều cơ quan, đơn vị đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, nhưng các văn bản vẫn còn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống, gây lãng phí thời gian và chi phí. Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính quyền điện tử, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo:

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố thành phố Cà Mau tiếp tục triển khai thực hiện nghiêm nội dung, yêu cầu tại Chỉ thị số 15/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản triển khai thực hiện của UBND tỉnh.

Đối với văn bản trao đổi trong nội bộ cơ quan: Yêu cầu các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố Cà Mau tiếp tục tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử, phần mềm Hồ sơ công việc liên thông (VIC) để trao đổi 100% các loại văn bản trong nội bộ cơ quan, không sử dụng văn bản giấy (trừ các văn bản có quy định tính mật).

Đối với văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có sử dụng phần mềm VIC: Tiếp tục sử dụng văn bản điện tử để gửi đối với các loại văn bản như: Thư mời họp; tài liệu họp; báo cáo định kỳ; công văn trao đổi nghiệp vụ; văn bản xin ý kiến; triển khai thực hiện các văn bản của Trung ương; thông báo kết luận; văn bản quy phạm pháp luật của tỉnh.

Đối với các văn bản thuộc quy trình thủ tục hành chính: Đối với Tờ trình hoặc văn bản xin chủ trương gửi bằng văn bản giấy, còn hồ sơ kèm theo Tờ trình có thể gửi trên phần mềm VIC, không gửi bản giấy; đối với các loại hồ sơ mà không thể chuyển trên mạng thì gửi bằng văn bản giấy. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc, kịp thời báo cáo đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. (Lưu ý: Để tạo thuận tiện trong quả trình xử lý, đổi với các văn bản khi chuyển trên VIC mà không chuyển bằng văn bản giấy, các đơn vị cần ghi chú khi chuyên văn bản trên VIC).

Các sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố Cà Mau tăng cường sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử, phần mềm VIC, Trang thông tin điện tử, chữ ký số để nhận, gửi văn bản của cá nhân và văn bản của cơ quan, đơn vị.

Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông thường xuyên đôn đốc, kiểm tra thực hiện nội dung văn bản này và chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện: Thường xuyên kiểm tra, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật đảm bảo các phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị hoạt động ổn định, thông suốt, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin. Tăng cường triển khai chữ ký số tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Khả Thanh